Cos’è, a cosa e a chi serve il Project Management?

In questo articolo cercherò di spiegare cos’è e a cosa serve il Project Management, per approdare poi ad un elenco di possibili utilizzi di questa disciplina nelle diverse professioni.

Inizio con l’ammettere di non considerare il Project Management uno degli argomenti di conversazione più comuni e piacevoli e che difficilmente ne sentirai parlare, a meno che tu non faccia parte di determinati ambienti. E ti potrebbe succedere, semmai ti capitasse di sentirne parlare, di percepirlo come un argomento da evitare o almeno da guardare con sospetto.

Per farlo diventare poi qualcosa da non trattare più, in grado di suscitare una sensazione di adeguato fastidio solo a sentirlo nominare.

E lo dico per esperienza.

Questi alcuni dei pensieri che suscitò in me la prima volta che ne sentii parlare:

  1. un’americanata,
  2. un approccio complicato per la gestione di problemi semplici,
  3. un “coso” per ingegneri e simili,
  4. qualsiasi cosa sia, non fa per me.

Eh sì, all’inizio la pensavo così, nel senso che, avendoci a che fare in continuazione, pensavo tutt’e quattro le frasi sopra elencate, a rotazione. Invece adesso ti parlerò dei motivi per i quali, secondo la me di adesso, chiunque dovrebbe acquisire almeno le basi del Project Management.

Quando parliamo di Project Management, stiamo parlando, in italiano, di gestione dei progetti, quindi siamo, appunto, nell’ambito dei progetti.

Cos’è allora un progetto?

In senso lato, nella definizione di progetto potrebbe rientrare tutto quello che sogniamo, pensiamo, pianifichiamo o realizziamo al di fuori della nostra routine quotidiana e delle nostre attività abitudinarie.

Faccio qualche esempio:

fare la spesa tutti i giorni non è un progetto;

fare una spesa per preparare un pranzo con gli amici sarà una delle attività del progetto pranzo con gli amici, che ne conterrà diverse altre: fare la spesa, procurarsi le sedie, studiare le ricette e così via.

Andare tre volte a settimana in palestra non è un progetto, specialmente se lo si fa da diversi anni e con l’intenzione di proseguire per altrettanti;

però la stessa iniziativa di andare tre volte a settimana in palestra potrebbe, in alcuni casi, far parte del progetto perdere peso, che comprenderà le attività di: andare in palestra, andare due volte al mese dal dietologo, mangiare solo determinati cibi e così via.

Leggere per abitudine un libro prima di addormentarsi non è un progetto;

leggere dei libri su una determinata nazione con l’obiettivo di andarci appena possibile, potrebbe essere una delle attività del progetto organizzare un viaggio. Anche se questa lettura dovesse avvenire prima di andare a letto!

Per un medico, recarsi tutti i giorni in ambulatorio per visitare i pazienti non è un progetto;

però, per qualche paziente, la visita dal medico potrebbe essere una parte di un suo progetto, come, ad esempio, smettere di fumare, perdere peso, liberarsi di un qualche fastidio fisico.

Che cosa ne deduciamo?

Uno. Che i progetti hanno una durata limitata nel tempo, ossia una scadenza (la data del pranzo con gli amici, la data di partenza del viaggio, il termine che ci siamo dati per perdere 10 chili) e una data di inizio, coincidente con il momento in cui abbiamo preso la decisione di realizzare la nostra idea; i “non progetti”, invece, possono durare un tempo indefinito.

Due. Che i progetti hanno lo scopo di creare qualcosa di unico, come il pranzo con i nostri amici, il nostro viaggio nel paese prescelto, la nostra dieta con precise caratteristiche pensate proprio per noi. Le attività dei “non progetti”, invece, producono sempre lo stesso piccolo risultato, o, al più, dei risultati che differiscono poco fra loro.

Tre. Infine, sia i progetti che i “non progetti” generalmente coinvolgono diverse persone (negli esempi: gli amici, il medico, l’allenatore, l’agente di viaggio, ecc.) e diversi oggetti (le sedie, l’aereo, i cibi, il tapis roulant ecc.), la cui attività o disponibilità deve essere organizzata e coordinata affinché il loro impegno, o il loro uso, risulti efficace per i fini preposti. Ma mentre per i “non progetti” abbiamo la ripetitività che ci permette di sperimentare ed affinare la gestione di tutti gli attori in gioco, nei progetti è difficile che ci siano molte possibilità di ripetere ciò che non è andato come avrebbe dovuto.

In conclusione, si chiama progetto qualsiasi attività che venga organizzata per produrre un risultato unico, all’interno di un arco temporale limitato, anche se ampio a piacere.

PS: i “non progetti” si chiamano, a volte anche nel linguaggio corrente, servizi.

Andiamo avanti…..

Una volta che abbiamo il progetto (project) dobbiamo gestirlo (to manage), ossia dobbiamo fare le azioni giuste per arrivare, nel modo più comodo possibile, al risultato.

Le idee senza la loro esecuzione sono allucinazioni.

Thomas Edison

Ti trovi d’accordo con Thomas?

Beh, io no, ma questa frase mi sembrava che qui ci stesse bene.

Thomas ti vuole dire che, nel caso in cui ti ritrovassi per le mani un progetto, sarebbe utile che ti dessi da fare per realizzarlo.

E come?

Semplice, con il Project management!

Abbiamo detto che un progetto è un’attività che viene organizzata per produrre un risultato: è proprio nelle parole attività organizzata che trova posto il Project Management.

Per creare le metodologie che rientrano nella più ampia cornice del Project Management, gli ideatori hanno frantumato il percorso ottimale per trasformare un’idea in risultato e analizzato ogni passo: da questo lavoro sono scaturite delle guide, ognuna riferita a metodologie diverse, ma realmente poco differenti fra loro, contenenti l’elenco dei passi da fare, cronologicamente ordinati, per arrivare al risultato senza trascurare o sottovalutare nessun aspetto fondamentale.

Un esempio

Supponiamo che, guarda caso proprio in questo momento, ti venga in mente di organizzare un viaggio; si pone ovviamente il problema di passare dall’ideazione (“voglio organizzare un viaggio”) alla realizzazione (“ho organizzato un viaggio in Madagascar”).

Attenzione! Sto parlando solo dell’organizzazione del viaggio, perché il viaggio vero e proprio sarebbe un altro progetto.

Come potresti fare per organizzare questo viaggio in Madagascar? In modo intuitivo ti potrebbe venire in mente di prendere carta e penna, oppure di aprire l’applicazione degli appunti, e scrivere: informarsi su internet, leggere libri, cercare voli aerei, chiamare gli alberghi, pianificare le escursioni, racimolare l’attrezzatura e così via.

E’ sicuramente un buon inizio ed è tutto (o quasi tutto) alla portata di tutti (o quasi tutti….).

Questo è vero Project Management!

Sul serio….

Non sto scherzando….

Se fare Project Management significa organizzare e realizzare tutto quello che è necessario per raggiungere uno scopo prefissato, perché un semplice elenco di attività non dovrebbe farne parte?

Infatti ne fa parte.

Solo che, appunto, è solo una parte. C’è molto di più.

Per fare vero Project Management dovresti fare anche altro e sempre con carta e penna (o con la tua app).

Dovresti dare, ad esempio, un ordine temporale a tutte le attività, assegnare delle date di inizio e fine ad ogni attività e ricordarti di coinvolgere le persone che se ne dovranno occupare, annotare i costi previsti e analizzare i rischi.

E controllare, man mano che il tempo passa, che tutto venga analizzato e realizzato nei tempi previsti.

Eccoci alla fine

Questi compiti sarebbero già sufficienti per dare una buona organizzazione al viaggio, anche se, di fatto, rappresentano solo una parte degli adempimenti necessari per una buona gestione dei progetti. Però, anche così, sono sicura che almeno una di queste attività ti suoni strana. Sto parlando dell’analisi dei rischi: ti sei mai preso la briga di riflettere, prima di partire, su tutto quello che potrebbe andare male e di organizzare un piano B?

Concludendo, ognuno di noi ha quotidianamente a che fare con dei progetti, grandi o piccoli che siano. La maggior parte di questi progetti possono essere gestiti in modo intuitivo, ma ce ne sono una parte che, per la loro importanza, difficoltà o articolazione meritano delle attenzioni in più. I metodi di Project Management, oltre a fornire gli strumenti e i processi per iniziare, condurre e concludere un progetto senza rischiare di tralasciare nessun aspetto importante, favoriscono l’apprendimento di un’attitudine mentale utilissima e spendibile in molti aspetti della nostra vita.

A chi serve il Project Management?

A chiunque si trovi a dover gestire dei progetti o a farne parte:

  • Agli insegnanti o professori di ogni ordine e grado, per proporre nuovi progetti o per controllare quelli realizzati da altri.
  • Ai professionisti dell’area sanitaria, per ideare e condurre i progetti presso gli istituti scolastici e le università, le aziende sanitarie, le aziende private, per organizzare la ricerca e per acquisire una delle competenze di base per la governance aziendale.
  • Ai professionisti che lavorano nel campo artistico o umanistico, per proporre e gestire i progetti presso i musei, le biblioteche, nei siti archeologici e per la gestione del patrimonio artistico.
  • Agli architetti ed ingegneri per la gestione dei progetti edili.
  • Ai professionisti dell’Information Technology, dato che ormai ne costituisce una delle conoscenze di base.
  • A chi si occupa di volontariato, per acquisire le competenze necessarie per l’accesso ai finanziamenti e per la loro gestione.
  • A chi lavora nelle piccole e medie imprese, per tutti i motivi menzionati sopra.
  • Agli studenti.
  • E molti altri….

Il Time Management →

Lascia un commento

Il tuo indirizzo email non sarà pubblicato. I campi obbligatori sono contrassegnati *