Che se ne fa il Project Management di uno psicologo?
Bella domanda, anche perché di solito la pongo con i termini scambiati.
La rosa di risposte è piuttosto ampia e cercherò di fare una panoramica.

I contesti in cui viviamo cambiano velocemente e, con essi, le aziende. Le aziende di una volta erano molto statiche, ma negli ultimi anni il loro adeguamento al contesto è diventato imprescindibile. Questo fa sorgere nuove necessità che si concretizzano con i cambiamenti organizzativi. I cambiamenti possono essere solo strutturali, come ad esempio la trasformazione da una rigida matrice organizzativa ad una più flessibile, oppure riguardare, in modo più generale, i principi di funzionamento dell’azienda. E richiedere, ad esempio, l’introduzione di un uso più esteso della delega delle responsabilità, di una rivisitazione del sistema di comando e controllo, di una riduzione della lunghezza della linea gerarchica, di una leadership sapiente e non improvvisata.

Le aziende cambiano e richiedono adeguamenti, da realizzare tramite i processi di cambiamento, che, a loro volta, sono pieni di rischi e possono fallire. Uno dei motivi più diffusi di questo fallimento è l’incapacità dei responsabili del cambiamento di instaurare una relazione adeguata con i principali destinatari di questi interventi.

Una soluzione a questo problema potrebbe essere l’organizzazione del lavoro in progetti, in quanto è un tipo di organizzazione che offre i mezzi per integrare le persone nei processi di cambiamento, garantendo un’elevata flessibilità e un alto livello di attenzione verso i risultati.

…e gli psicologi?

Anche solo per quanto appena detto, secondo me la capacità di integrare persone e processi dovrebbe rendere l’organizzazione in progetti un argomento di interesse per la psicologia applicata.

Ma andiamo avanti

Cos’è un progetto? Per non ripetere ciò che ho già scritto in precedenti articoli ne fornisco un’altra possibile definizione: l’organizzazione, la formalizzazione e la realizzazione di tutto quello che serve per effettuare un cambiamento. E con, in estrema sintesi, le seguenti caratteristiche: la presenza di obiettivi chiari in termini di risultato, di tempi di realizzazione e di costi da sostenere; la chiarezza dei ruoli e delle responsabilità; la consapevolezza della presenza di risorse limitate.

Però un progetto non è solo un insieme di passi e di atti formali. Può esserlo all’inizio, ma quando entrano le persone tutto cambia.

Pensa un attimo ai progetti di cambiamento complessi, ossia ai progetti che coinvolgono diverse organizzazioni, diversi processi di produzione e, quindi, un alto numero di persone. In questo tipo di progetti è fondamentale che le persone cooperino e siano coese nel prefigurarsi l’obiettivo e nel raggiungerlo.

E per ottenere l’accettazione di un progetto complesso, è essenziale che i responsabili affrontino e risolvano i conflitti e le resistenze, gestendoli nell’ottica del risultato e delle risorse disponibili. E che si occupino di conciliare gli interessi, le aspettative e le aspirazioni di tutti gli attori coinvolti. Come esempio concreto puoi pensare ad una fusione fra due società, che comporta grandi cambiamenti per le divisioni delle due organizzazioni. Questo tipo di progetto può essere molto rischioso ed è spesso associato a timori e incertezze da parte dei dipendenti delle società interessate. Ecco perché in tali progetti sono richieste, ai principali fautori del cambiamento, competenze sociali e di leadership altamente sviluppate.

Ci sono anche altri aspetti usuali che i responsabili del cambiamento dovrebbero essere in grado di riconoscere e gestire e sono quelli correlati alla presenza del gruppo di progetto. Il gruppo deve lavorare sotto la pressione del tempo e dei costi, deve affrontare l’incertezza e la gestione degli inconvenienti, la dipendenza da altri gruppi, le conseguenze dell’accesso limitato alle risorse o alle competenze, e così via.

…e gli psicologi?

E’ inutile sottolineare che, quanto appena detto, rientra nei fenomeni psicologici di competenza dello psicologo e della psicologia del lavoro.

Ma come potrebbe inserirsi lo psicologo nella gestione dei progetti?

Sfruttando l’evoluzione naturale delle aziende verso i mercati globalizzati, che le spinge a dotarsi di team multidisciplinari di esperti per affrontare una realtà sfidante e complessa. E anche per raggiungere un livello di efficienza e di qualità più elevato.

Però c’è un’altra domanda ti dovresti porre, se sei una/un consulente nell’ambito della psicologia del lavoro: saresti in grado di entrare in azienda e di sostenere un ruolo che ti potrebbe portare ad indirizzare decisioni per ottenere il meglio da un progetto? Hai le conoscenze necessarie per farlo?

Questi che seguono sono solo alcuni dei temi che ti potresti trovare ad affrontare durante il ciclo di vita di un progetto, ovviamente insieme agli altri esperti:

Cosa posso fare per trovare i collaboratori idonei per il progetto pianificato?
Come preparo queste persone per il progetto?
Siamo in grado di raggiungere traguardi realistici?
Quali suggerimenti potrei dare al capo progetto che si trova a gestire persone più esperte ed anziane?
Come si può garantire il necessario impegno dei membri del progetto, ed evitare crisi e conflitti?
Cosa si può fare, a livello oggettivo, per garantire l’avanzamento del progetto?
Quali sono i criteri per soddisfare i requisiti di qualità dei processi e del risultato del progetto?
E qual è il compito del capo progetto in tutto questo?

Adesso la domanda finale per te: sei in grado di immaginarti un contesto per ognuna di queste domande?